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Redução de falhas e de interrupções através da automação financeira contribui para a agilidade dos processos

Automatizar tarefas é mudar a forma de realizá-las, saindo do modo manual para o computadorizado.

Com objetivos de economia de tempo e dinheiro, além da otimização dos negócios, muitas atividades cotidianas do trabalho vem sido substituídas por máquinas e softwares desenvolvidos especialmente para cumprir determinada função.

Segundo o McKinsey Global Institute, a tecnologia de hoje já permite que robôs realizem metade das tarefas do trabalho de um humano, e à medida em que as demandas surgem, os sistemas vão sendo aprimorados para atender de forma mais eficiente os processos de trabalho.

Automação financeira

Na área financeira, a modernização da gestão financeira acaba refletindo em toda a empresa, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Isso porque, as tarefas-meio passam a ser realizadas por um sistema integrado, liberando o colaborador para atividades mais estratégicas.

Portanto, investir na tecnologia contribui para diminuir o retrabalho de funcionários – que, pela própria natureza humana, estão propícios a erros – para reduzir falhas internas de produção e padronizar processos.

Redução de custos

De maneira geral, os custos operacionais do setor financeiro interferem diretamente em todos os processos da empresa. Afinal, todas as outras áreas dependem de alguma forma das tarefas desenvolvidas por eles, uma vez que todas as atividades estão vinculadas a um orçamento, ou à entrada e saída de recursos. E é exatamente por isso que a automação financeira deste setor reflete diretamente na produtividade da organização.

Ao eliminar a conferência de documentos, o envio de mensagens ao cliente, ou o mapeamento dos processos de venda – que identifica, entre outras coisas, os gargalos que impedem os clientes de concluírem uma compra, por exemplo – a empresa economizará tempo, podendo mobilizar as forças de trabalho para atividades mais estratégicas, e também reduzirá significativamente o custo que essas operações costumavam ter.

Os softwares de balanço, com entrada e saída de recursos, emissão de relatórios e acompanhamento de estoques ajudam a manter o controle dos processos e a identificar despesas extras, os lucros, os riscos de perda com vendas e outros dados relevantes para a manutenção do negócio.

Os alertas de prazos e avisos de pagamento, além da emissão de boletos e contratos são outros exemplos de como são muitos os frutos advindos da automação do setor financeiro, o que evita surpresas com perda de prazos seguidos de multas, e além disso, quando essas pequenas tarefas estão programadas por sistemas, o colaborador fica livre para converter esse tempo para uma maior produtividade.

Processos ágeis

As máquinas atuam de maneira diferente em dois pontos fundamentais para melhorar a agilidade dos processos: na dispersão e nos erros. Tanto um quanto o outro são fatores inerentes ao ser humano, que, muitas vezes, podem atrasar a entrega do resultado final.

Os softwares são programados para realizar atividades repetitivas sem distração ou interrupção, entregando assim, informações e dados rapidamente e com mais precisão. O mesmo acontece com as falhas. Por serem elaboradas por logaritmos binários e exatos, as máquinas possuem possibilidades de erro infinitamente menores que as do ser humano.

Accountability

Essa palavrinha mágica pode parecer complicada, mas é exatamente o inverso disso. Traduzido do inglês, significa “prestação de contas”, e é uma ferramenta muito útil quando se trata de transparência dos processos.

Trata-se de uma ferramenta integrada de acesso aos colaboradores, onde é possível acompanhar as etapas das atividades e as suas atualizações, eliminando ruídos e gargalos de comunicação nos processos. 

Ao automatizar o setor financeiro, os ciclos pré-definidos e seus respectivos responsáveis são conhecidos por toda a equipe, tornando o trabalho mais claro e objetivo para todos.

Diante do mercado atual, o conselho para as empresas que pretendem ser competitivas é iniciar a modernização dos seus processos o mais rápido possível, para otimizar o tempo e ganhar agilidade e produtividade nos negócios!

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